Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır 2019

Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır 2019 Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır?

Elektronik belge yönetimi (EDI) hızlısanal imzalı elektronik belgelerin kullanımına dayanan bilgi alışverişi yöntemidir. Hemen gelişmiş iş dünyasında etkili bir araç olarak, dünyadaki gelişmiş ülkelerde uzun zamandır tanınmayı kazandı.

kalp

Kuruluşlar arasında elektronik belge değişimi -belgeleri oluşturmak, işlemek, göndermek, aktarmak, almak, saklamak, kullanmak ve yok etmek için bir dizi işlemdir. Tüm bu süreçler bütünlüğün doğrulanması ve belgelerin teslim alınmasının doğrulanması sonrasında gerçekleştirilir.

kuruluşlar arasında elektronik belge değişimi

Belge akışının uygulanması için kurallarTüzel kişiler, tarafların mutabakatı ile gerçekleştirilir. Bilgi telekomünikasyon araçları vasıtasıyla değiştirilir ve belgeler elektronik ortamda saklanır. Muhasebe bilgisinin raf ömrü, yasama düzeyinde belirlenen seviyeyi aşmamalıdır.

Kuruluşlar birbirleriyle iletişim kurabilirresmi ve gayri resmi belgeler ve katılımcıların imzaları. İş alanında: yük, anlaşmalar, faturalar, sözleşmeler, anlaşmalar, siparişler, bildirimler, vekaletnameler vs. olabilir. Bilgi, metin, tablo ve grafik dosyaları biçiminde iletilebilir.

EDI'nın uygulanmasının amacı

EDI'nın sunulması için ön koşul aşağıdakilerden oluşabilir:

  • rutin işin azaltılması;
  • belge kaybı;
  • Belgelerle "Şeffaf" çalışma;
  • performans disiplini arttırma - belirtilen tarihlerde belgelerin sağlanması vb.

Kantitatif hedefler arasında aşağıdaki gibi tanımlanabilir:

  • İşlem süresinin 10 kat azaltılması.
  • Ofis için iki kez giderlerin azaltılması.

örgütler arasındaki elektronik belge değişimi nasıl çalışır?

Kuruluşlar arası elektronik belge değişimi: nasıl çalışır?

İç mevzuat uyarınca,Örgütler arasındaki elektronik belge dolaşımı, iki tarafın mutabakatı ile yürütülür. Verileri değiştirmek için, tüm katılımcıların bir operatörün ekipmanına bağlı olması gerekir. Ardından, kullanıcı karşı taraf listesine eklemek için bir istek göndermelidir. İsteği onayladıktan sonra, sistem üyeleri veri alışverişi yapabilir.

EDM modülünün aşağıdaki işlevleri yerine getirmesi gerekecektir:

  • Karşı tarafları verileri paylaşmaya davet edin.
  • Bir adres defteri oluşturun.
  • Muhasebe yazılımı ile entegre edin, örneğin 1C.
  • Belgelerin imzalanması ve şifrelenmesi.
  • Yapısal yazışmalar.
  • Harflerin durumunu takip edin.

Kuruluşlar arası elektronik belge değişimisertifikalar ile yürütülür. Sunucuya bağlantı ve kimlik doğrulama kişisel dijital sertifika ile gerçekleştirilir. EDS, sistemin her kullanıcısına elektronik bir Token ortamı üzerinde saklanır ve PIN koduyla korunur. Kullanıcı, kişisel dolabına giriş şifresini girmelidir. Ancak bundan sonra onun belgelerine erişebilecektir.

Herhangi bir çalışan değişim işlemini başlatabilirsisteme bağlı kuruluş. Bir karşı tarafa bir belge göndermeden önce, EDS'de imzalanması gerekir. Bu işlem "Cryptopro" programı kullanılarak gerçekleştirilir. Belge EDO ile gönderilir. Bir karşı taraf çalışanı yeni bir belgenin alındığına dair bir bildirim alır. Eğer kabul ederse, o zaman EDS'yi de koyar. Belgede değişiklik yapmanız gerekiyorsa, yeni bir elektronik sürüm oluşturulur. Düzenleme tamamlandıktan sonra, tüm değişiklikleri EDS ile kaydetmeniz gerekir. Daha sonra belge karşı tarafa gönderilir. Gerekirse, elektronik bilgi mutabakatı yapılır.

Eğer tekrar değişiklik yapmak istiyorsanıztüm prosedür tekrar tekrar edilir. Yeni versiyon hakkında herhangi bir şikayet yoksa, belgeye saygı gösterilir. Son örnek iki dijital imza tarafından imzalanmış olanıdır. Belgenin tüm sürümleri sunucuda saklanır ve görüntülemek için kullanılabilir. Modele oyunculuk durumu atandığında, belgeyi değiştirmek mümkün olmayacaktır. Olumsuz sözleşmelere "İptal" durumu verilir. Örgütler arasındaki elektronik belge akışı bu şekilde gerçekleştirilmektedir.

 1s'deki kuruluşlar arası elektronik belge değişimi

ekipman

Elektronik belge yönetimi için ne gerekli?organizasyonlar? İlk olarak, bir telekom operatörü seçmek ve bilgi alışverişi için özel bir yazılım kurmak gereklidir. İkinci olarak, organizasyon e-posta yürütmek niyetinde olan her karşı taraf ile, imzalamanız gereken "elektronik belgelerin borsasında Anlaşması".

EDO sunucusunu datüm belgeleri saklayacak. Bu, istemci ekipmanı veya bulut depolama alanı olabilir. Sistem verilerine dışarıdan erişim, kurum çalışanlarının ekipmanına kurulan bir uygulama ile yapılır. Bilgisayarların sunucu ile etkileşimi, ek şifreleme SSL 128 ile HTTP üzerinden gerçekleştirilir. Belgelere erişim, yalnızca uygulama arabirimi ve kimlik doğrulamasından sonra gerçekleştirilir.

EDO Projesi

Süreç otomasyon projesibirkaç aydan birkaç yıla kadar. Terim doğrudan kuruluşun otomatik, kaynak ve mali yetenekleri olması gereken süreçlerin sayısına bağlıdır. EDI'nin uygulanmasının özeti şöyledir:

  • Bir çalışma grubu oluşturun.
  • Projenin amaç, terim ve bütçesi oluşumu.
  • Mevcut süreçlerin incelenmesi.
  • Görevler geliştirin.
  • EDO sisteminin boşaltılması.
  • SED'in tanıtımı için sözleşmenin imzalanması.
  • İş programının onaylanması.
  • Doldurma sistemi dizinleri.
  • Personel eğitimi.
  • Ön testlerin yapılması.
  • SED'in tanıtımı sırasının yayınlanması.
  • Yazılım ve iş prosedürlerinin tamamlanması.
  • Pilot projenin lansmanı.
  • EDI'ye tam ölçekli geçiş.

organizasyonlar arasında elektronik belge değişimi

EDI uygulamasının hataları

Belgelerin otomatikleştirilmesi sürecinde vermek gerekirBir kağıt taşıyıcının yasa tarafından gerekli olduğu süreçlere özel dikkat. Bir elektronik belgeyi elektronik olarak çoğaltamazsınız. Bu, iş sürecini önemli ölçüde yavaşlatır ve otomasyon sürecine bir bütün olarak olumsuz bir tutum kazandırır. Kimse çift çalışma için para ödemiyor.

Uygulama sürecinde yeniBelgelerle çalışma kuralları, personeli eğitin ve ancak tam olarak uygulamaya geçin. Bunu ancak, yeni teknolojiler kullanmanın yararlarını personele getirdiğinizde başarabilirsiniz.

Bir diğer popüler hata, SED için gereksinimlerin zayıf gelişmesidir. Kullanıcıların yapılandırılmamış bir sistemde çalışması gerekiyorsa, EDO süreci organizasyonda kabul edilenlerden farklıdır.

Kurumlar arası elektronik belge değişimi: artılar ve eksiler

avantajları:

  • Orijinal dokümanların posta ile gönderilmesi maliyetinin azaltılması.
  • Belgeleri depolamak için yer açın. Her şey elektronik olarak saklanıyor.
  • Kullanım kolaylığı. Belge bir iş istasyonundan gönderilir. Bir dokümanın hızlı araması, duruma göre (gönderilen, alınan, alınan, vb.) Gerçekleştirilir.
  • Anında teslimat. Gönderilen tüm bilgiler birkaç saniye içinde adres sahibine ulaşır.
  • Belge, sistemde depolamanın sona ermesine kadar kaybolamaz.

kuruluşlar mevzuatı arasındaki elektronik belge değişimi

dezavantajları:

  • Ekipmanı kullanmak için çok para gerektiren bir lisans satın almanız gerekir.
  • Veri alışverişi çoğunlukla sadece aynı sistemdeki katılımcılar arasında mümkündür.
  • Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi1C veya başka bir yazılım kullanmak, daha önce kullanılmış olan şemadan farklıdır. Yeni algoritmanın tanıtımıyla, tüm çalışanların işin yürütülmesi hakkında soruları olacak.
  • Teknik ekipman. Bir kuruluşun EDI'sini uygulamadan önce, yeni sistemi yönetmek için ekipman satın almak ve çalışanları eğitmek gerekir.
  • EDI, geçerlilik süresi, EDS yardımıyla gerçekleştirilir.1 yıl. Sertifikaları zamanında izlemek ve güncellemek gereklidir. Vergi ile ilgili sorunlardan kaçınmak için karşı taraf sertifikalarının geçerlilik süresinin de izlenmesi gerekmektedir.

Yasal düzenleme

Ne normatif düzenlemeler düzenlenmiştirörgütler arası elektronik belge akışı? Rusya Federasyonu mevzuatında 63 sayılı "Elektronik İmzada" Federal Kanun da yer almakta olup, Federal Vergi Servisi'ne belge gönderme kuralları, Maliye Bakanlığı MMV-7-2 / 168 sayılı sıraya göre düzenlenmiştir. Organik organizasyonlar arasında EDO, Maliye Bakanlığı'nın 50n sayılı emri uyarınca yürütülür. Birincil muhasebe belgelerinin elektronik ortamda değiştirilmesine ilişkin kurallar, Federal Vergi Servisi No. MMV-7-6 / Sipariş sırasına göre düzenlenir.[email protected] Tüm EDO operatörleri, faaliyetlerinin akışı içerisinde, MMV-7-6 Federal Vergi Servisi sırasına göre yönlendirilmelidir.[email protected]

kuruluş arasında elektronik belge değişimi

"VLSI"

VLSI organizasyonları arasındaki elektronik belge değişimi müşterilere aşağıdaki avantajları sunar:

  • Belgeleri herhangi bir kuruluşa gönderebilirsiniz.Rusya Federasyonu topraklarında kayıtlı. Karşı taraf VLSI sisteminin bir üyesi değilse, şirketin çalışanı sadece organizasyonun temsilcisi ile iletişime geçecek ve sisteme katılmak için davetlerini e-postasına gönderecektir. Talebin onaylanmasından hemen sonra, katılımcılar arasında bilgi alışverişi aracılar olmadan gerçekleştirilecektir.
  • Yazılımı bilgisayarınıza yüklemeniz gerekmez. Tarayıcının güncel sürümüne ve internete erişim için yeterlidir.
  • Verilerle çalışmak için özel bir programa gerek yoktur. Rapor başlangıçta üçüncü taraf yazılımlarda, örneğin, 1C'de hazırlanırsa, VLSI sistemi ile verilerin entegrasyonunu yapılandırabilirsiniz.
  • Örnek belge formu yüklü değil. Metin, tablo dosyaları, resimler ve benzerlerini gönderebilirsiniz.

SKB "Kontur"

Rusya'daki ilk yazılım geliştiricilerinden biriOrganizasyonlar arasında elektronik belge sirkülasyonunun gerçekleştirildiği teçhizatın teslimatında devreye girer. "Contour", elektronik belgelerin değiştirildiği Dyadok sistemini geliştirdi. Sistemin özelliği, yurtdışındayken verilere erişebilmenizdir. Özellikle bu amaçla şirket dolaşımda tarifeler geliştirdi. İstenirse, verilere API aracılığıyla mono olarak erişebilirsiniz.

 Organizasyonlar arasında elektronik belge dolaşımı için ne gereklidir

Ne lazım

EDO'yu bağlamak için bir kuruluşun satın alması gerekir:

  • lisanslı yazılım;
  • sunucu;
  • ekipmanı güncellemek;
  • tren personeli;
  • ERMS'yi dahili uygulamalarla çalışacak şekilde yapılandırın ve bütünleştirin.

Bu yatırımların olması gerekiyorOrganizasyon arasında elektronik belge akışını bağlamak için? Teknik desteğin istişare edilmesine, SED ve yazılımın güncellenmesine - yatırımın ikinci aşamasına. Bu maliyetler aylık olarak ödenmelidir.

Sonuç

Evrak evrak ile değiştirildie. Bu sadece süreçlerin yürütülmesi için kurumun maliyetlerini azaltmakla kalmaz, aynı zamanda işin verimliliğini de bir bütün olarak artırır. EDI'nin başarılı bir şekilde çalışması için, sistemin uygulanmasının amaçlarını açık bir şekilde formüle etmek ve ekipmanı doğru bir şekilde yapılandırmak gereklidir.

Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır 2019

Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır 2019

Related news

  • Pisikomacı Tarifi
  • Mary Kay: kendine güvenen kadınlar için ruj sınıfı lüks
  • Tığ İşi Battaniye Modeli Yapılışı Türkçe Videolu
  • Fırında Patatesli Tavuk Şiş Tarifi
  • 14 Ekim 2019 Çarşamba

  • Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır


    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır

    Kuruluşlar arasındaki elektronik belge değişimi: nasıl çalışır